5 Factores Críticos al Seleccionar tu Próximo Sistema ERP
Por Xochitl Camacho / ERP Summit 2024
Tabla de Contenido
Seleccionar un nuevo sistema ERP para tu empresa es una de las decisiones más importantes que puedes tomar para asegurar el crecimiento y la competitividad a largo plazo. Este proceso requiere un análisis profundo y bien estructurado, donde múltiples factores deben ser evaluados para garantizar una implementación exitosa. En este artículo, vamos a explorar los 5 factores críticos que te ayudarán a seleccionar el ERP adecuado para tu negocio.
El Proceso de Evaluación de un ERP
Evaluar un ERP es un reto, ya que implica considerar aspectos técnicos, financieros y operativos que impactarán en toda la organización. Es esencial contar con criterios bien definidos y adoptar un enfoque estructurado.
En el ERP Summit CDMX 2024 que tuvo lugar el pasado 24 de septiembre, Gerardo Morales, director de canales de Acumatica en LATAM, dio una conferencia magistral en la que expuso los pasos recomendados para el correcto proceso de evaluación de un ERP.
Aquí los pasos recomendados para el proceso de evaluación:
- Contratar un consultor especializado: Un tercero experto puede ayudar a simplificar el proceso, garantizando que todas las áreas críticas sean consideradas.
- Lanzar un RFP (Request for Proposal): Este documento formal solicita propuestas a diferentes proveedores de soluciones, detallando las necesidades específicas de la empresa.
- Comparar diferentes propuestas: Solicitar ofertas de varios proveedores y hacer un análisis comparativo te permitirá tomar una decisión informada.
Investigar con colegas y empresas del sector: Las experiencias de otras compañías en el mismo ramo pueden ofrecer valiosas lecciones y evitar errores comunes.
1. Identificación de Necesidades
El primer paso en la selección de un ERP es comprender claramente las necesidades actuales y futuras de tu empresa. Aquí algunas preguntas clave para guiar este análisis:
- ¿Cuáles son los procesos que necesito optimizar con el nuevo ERP?
- ¿Cuáles son los problemas actuales que quiero resolver?
- ¿Qué necesidades anticipo a futuro en función de los planes de crecimiento o expansión?
- ¿Qué metas y objetivos deseo alcanzar con la implementación de este nuevo ERP?
Identificar estas áreas te permitirá definir qué módulos o funcionalidades del ERP serán prioritarios para tu empresa y garantizar que el software pueda adaptarse a tu crecimiento futuro.
2. Identificación del Segmento: Nivel 1, Nivel 2 o Nivel 3
Dependiendo del tamaño y la complejidad de tu empresa, debes seleccionar el segmento de ERP que mejor se ajuste a tus necesidades:
- Nivel 1: Pensados para grandes corporaciones globales que operan en múltiples países. Estos sistemas manejan procesos muy complejos y únicos, pero tienen altos costos y tiempos de implementación largos.
- Nivel 2: Dirigidos a medianas empresas con operaciones locales o regionales. Ofrecen una buena combinación de estandarización y personalización, con tiempos de implementación más cortos y costos moderados.
- Nivel 3: Ideales para pequeñas empresas que operan en un solo país, con necesidades básicas y procesos estandarizados. Son más económicos y fáciles de implementar.
Seleccionar el segmento adecuado es esencial para evitar sobrecargar a la empresa con un sistema innecesariamente complejo o, por el contrario, optar por una solución insuficiente.
3. ¿On-Premise o en la Nube?
Uno de los factores más importantes en la selección de un ERP es decidir si se alojará On-Premise (en servidores propios) o en la nube. Hoy en día, los ERP basados en la nube, como Acumatica, son cada vez más populares debido a sus múltiples beneficios:
- Alta Disponibilidad: El sistema siempre estará activo y disponible, sin interrupciones.
- Colaboración Remota: Permite a los empleados trabajar de manera colaborativa desde cualquier lugar.
- Movilidad: Acceso desde cualquier dispositivo, en cualquier momento.
- Seguridad: La nube de Acumatica ofrece un robusto sistema de seguridad que protege datos e infraestructuras.
- Estándares Abiertos: Facilita futuras integraciones con otros sistemas, permitiendo mayor flexibilidad.
La nube ofrece una mayor accesibilidad, flexibilidad y escalabilidad en comparación con las soluciones On-Premise, lo que la convierte en la mejor opción para muchas empresas.
4. Planeación de Presupuesto
La planificación financiera es fundamental al seleccionar un ERP. Es importante considerar no solo el costo de la implementación inicial, sino también los costos a largo plazo. Los principales elementos a tener en cuenta incluyen:
- Modelo y Costo del Licenciamiento: Evalúa si el sistema ofrece licencias flexibles, como Acumatica, que permite usuarios ilimitados sin cuotas adicionales.
- Infraestructura: ¿Se necesita inversión en servidores o se utilizará una infraestructura en la nube?
- Implementación y Customizaciones: Calcula los costos asociados a la configuración inicial y las posibles personalizaciones.
- Soporte y Mantenimiento: Considera el costo del soporte técnico y las actualizaciones regulares.
Acumatica, por ejemplo, ofrece un esquema de licenciamiento flexible con usuarios ilimitados, lo que puede reducir considerablemente los costos operativos.
5. Solución de Industria
Finalmente, es crucial que el ERP que elijas esté alineado con las necesidades específicas de tu industria. Por ejemplo, Acumatica ofrece ediciones especializadas para industrias como manufactura, distribución mayorista, retail/comercio electrónico/comercio minorista, construcción y empresas de servicios.
Al seleccionar un ERP, asegúrate de que cuente con las funcionalidades necesarias para tu sector, así como la capacidad de escalar y adaptarse a futuros cambios de tu negocio.
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Seleccionar el ERP adecuado para tu empresa requiere un enfoque estructurado que considere tus necesidades actuales, el presupuesto, la solución tecnológica (nube u On-Premise) y las particularidades de tu industria. Solutions Cloud ERP, en alianza con Acumatica, ofrece la solución perfecta para empresas que buscan crecer y adaptarse a un entorno empresarial cambiante.
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Ingeniera en Gestión Empresarial apasionada por la
consultoría de negocios, teniendo como objetivo el llevar
a las organizaciones al éxito empresarial mediante la implementación de soluciones tecnológicas.
Xochitl CamachoCoordinadora de Marketing consultoría de negocios, teniendo como objetivo el llevar
a las organizaciones al éxito empresarial mediante la implementación de soluciones tecnológicas.
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